venerdì 15 aprile 2011

Lo studio sceglie di gestire le pratiche su piattaforma web-based

Lo studio ha avviato il processo di informatizzazione delle pratiche gestite basandolo prevalentemente su piattaforma web.

Si è reso, infatti, necessario per migliorare la produttività e la gestione del contenzioso affidato allo studio, sia in termini di tempi che di costi, individuare una forma organizzativa atta inizialmente ad affiancare e progressivamente a sostituire la modalità cartacea di conservazione, tenuta e consultazione dei fascicoli, nonchè di annotazione degli impegni e delle scadenze.

Tenendo conto di tali esigenze è stato elaborato un sistema informatico, basato su piattaforma Google Apps, funzionante in modalità on line con il quale sfruttando i servizi gratuiti messi a disposizione dalla stessa Google è possibile gestire:

- un'agenda per l'annotazione delle udienze, degli appuntamenti e delle scadenze;
- la posta elettronica;
- la conservazione, la consultazione e la modifica dei documenti informatici elaborati dallo studio (atti giudiziari, lettere, ecc..).

Tali funzioni, previa creazione di uno specifico dominio web dello studio, sono accessibili dagli avvocati che attualmente lo compongono (ognuno con un proprio profilo utente e con relativa password) e, vi è la possibilità di creare ulteriori utenze nel caso in cui si aggiungano nuovi colleghi.

Tutti i servizi sono ampiamente personalizzabili da ciascun utente in modo tale che ognuno possa creare una propria agenda, avere un proprio indirizzo mail personalizzato e conservare i propri documenti personali ed eventualmente condividerli con gli altri componenti dello studio.

Particolare importanza riveste la conservazione dei documenti informatici che, grazie al metodo sopra descritto, oltre ad essere conservati nella memoria fisica dei computer, vengono archiviati anche in modalità on line (con possibilità di sincronizzazione con i computer fissi) consentendo così, tale funzione, sia la realizzazione di continui backup per la sicurezza dei dati, sia l'accessibilità agli stessi, se necessario, anche attraverso altre postazioni (es: se i professionisti si trovano fuori dallo studio).

Inoltre, grazie ai programmi disponibili sul sito di Google "MarketPlace" è possibile incrementare la produttività del sistema aggiungendo ulteriori funzioni.

Per la progressiva "digitalizzazione" dei fascicoli lo studio ha scelto il programma "Insightly" che consente di gestire le pratiche collegandole ai nominativi dei clienti (per i quali è possibile creare le schede con i relativi dati e recapiti), alle scadenze e ai documenti alle quali si riferiscono.

In tal modo, ciascun fascicolo, oltre che ad essere conservato nella sua forma cartacea, sarà progressivamente digitalizzato con l'inserimento di tutte le date e le scadenze ad esso riferite, dei nominativi delle parti e dei documenti previa scansione (o inserimento diretto) degli stessi in formato elettronico.

Su specifica richiesta (previa creazione di un apposito account utente e della relativa password) lo Studio può consentire ai clienti di accedere ai soli documenti inerenti i loro fascicoli.

Il sistema è protetto da credenziali di accesso note unicamente ai titolari dello studio, al fine di preservare l'accesso ai dati ed il rispetto della normativa sulla privacy.

Tale organizzazione, in continua fase di avanzamento, consentirà così un sempre più rapido ed agevole accesso alle pratiche gestite dallo studio, favorendo una gestione più snella e produttiva nell'interesse dei clienti.

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